W ramach STRILAB, inkubatora wojennego Brygady Gwardii Życia (IB 1), dwóch żołnierzy zbudowało Soldatappen, aplikację, która eliminuje dużą część administracji związanej ze służbą wojskową. Aplikacja gromadzi w jednym miejscu aktywację, plany służby, zwrot kosztów podróży i formularze, ogranicza błędy ręczne prowadzące do niewypłaconych wynagrodzeń i jest już wykorzystywana w jednostce.
Soldatappen to jeden z projektów realizowanych w STRILAB, który NDS odwiedziło podczas ćwiczeń polowych wiosną tego roku. Za projektem stoją Axel Gren, czasowo zatrudniony żołnierz (GSS/T) w Brygadzie Gwardii Życia, studiujący inżynierię chemiczną na Politechnice w Lund, oraz Ludvig Riesten, również czasowo zatrudniony żołnierz w brygadzie, studiujący zarządzanie biznesem i usługami (Business Administration and Service Management) w Copenhagen Business School.
Axel Gren zaczął tworzyć aplikację już pół roku przed rozpoczęciem programu STRILAB, po tym jak założyciele STRILAB, Fabian Duke i Jakob Blomqvist, zapytali, czy on i kilka innych osób mogliby zbudować prototyp rozwiązujący ten problem. Aplikacja została wdrożona wewnętrznie w dwóch plutonach, a następnie rozprzestrzeniła się samoistnie.
– Nie taki był plan, ale zaczęła rozprzestrzeniać się na poziomie kompanii. Nagle zaczął jej używać dowódca kompanii, mówi Axel Gren.
Ludvig Riesten dołączył do projektu poprzez nabór do STRILAB i przyłączył się podczas letniego pięciotygodniowego programu.
Problem: papier, system Prio i niewypłacone wynagrodzenia
Największe obciążenie administracyjne dotyczy aktywacji żołnierzy czasowo zatrudnionych przed ćwiczeniami. Obecnie, jak wyjaśnia Ludvig Riesten, dowódca plutonu wysyła listy lub e-maile do każdego żołnierza z planem służby na najbliższe półrocze. Żołnierz wypełnia dokument i odsyła go, po czym kierownik personalny zestawia stos papierów i plików PDF w arkusz Excel lub bezpośrednio wprowadza dane do systemu administracyjnego Prio, aby aktywować żołnierzy. Dowódca kompanii z kolei zestawia wszystkie arkusze Excel.
– Według naszego dowódcy kompanii, wcześniej poświęcał on trzy tygodnie efektywnego czasu pracy rocznie na ten proces przed różnymi ćwiczeniami, mówi Ludvig Riesten.
System Prio wymaga ponadto tak zwanego komputera FMAP, czyli wewnętrznego środowiska komputerowego, którego nie można zabrać do domu.
– To bardzo przestarzały i nieintuicyjny system, mówi Axel Gren. Większość oficerów rezerwy nie ma dostępu do komputera FMAP, co utrudnia aktywację własnego plutonu. Trzeba prosić kogoś na miejscu, żeby zrobił to za nas.
Największe konsekwencje mają błędy ręczne. Wystarczy jedna błędnie wpisana cyfra w numerze osobowym, numerze zatrudnienia czy numerze stanowiska.
– Wtedy dana osoba nie zostaje aktywowana i powstaje ogromna ilość dodatkowej pracy. Nie dostał wynagrodzenia, trzeba go aktywować ponownie, mówi Axel Gren.
Ludvig Riesten zetknął się z tym problemem w praktyce podczas spotkania towarzyskiego w dniu prezentacji demo.
– Jeden oficer rezerwy najpierw otrzymał zdecydowanie za niskie wynagrodzenie, a teraz tego lata, po dwóch tygodniach służby, dostał za dużo. Wygląda na to, że dużo łatwiej jest oddać nadpłacone wynagrodzenie niż otrzymać to, którego brakuje. Wciąż go nie otrzymał, a minęły już trzy miesiące.
Axel Gren dodaje.
– Nie przesadziliśmy z tym w naszej prezentacji. Ludzie stawali się zobowiązani do zwrotu pieniędzy, ponieważ otrzymali za wysokie wynagrodzenie, nie wiedząc o tym. To nie jest ich wina.
Co robi Soldatappen
Soldatappen nie zastępuje systemu Prio, lecz eliminuje związaną z nim ręczną pracę i sprawia, że system staje się łatwiejszy do obsługi, wyjaśniają twórcy. Chodzi o to, aby wprowadzane dane miały poprawny format.
– Ogromna część działania Soldatappen polega na ograniczaniu błędów ręcznych, ludzkich, mówi Axel Gren.
Według nich administracja, która wcześniej zajmowała dowódcy kompanii trzy tygodnie rocznie, teraz zajmuje około czterech godzin.
Oprócz aktywacji planowane są kolejne funkcje, o które proszą żołnierze i kadra dowódcza podczas testów i wywiadów: zwrot kosztów podróży, formularze dla osób bliskich, kwatery przed i po ćwiczeniach oraz przypomnienia o szkoleniach wymagających odnowienia, takich jak szkolenie strażnika ochrony czy egzaminy kompetencyjne.
Funkcją, którą sami podkreślają i która już znajduje się w aplikacji, jest giełda kompetencji. Oficerowie mogą zgłosić zapotrzebowanie na określone umiejętności przed ćwiczeniami, a osoba, która je posiada, może się zgłosić.
– W Sollefteå (północna Szwecja) dowódca plutonu opowiadał, że mieli przeprowadzić ćwiczenia z granatami ręcznymi dla swoich poborowych. Mieli granaty i miejsce, ale nie mieli instruktora, mówi Axel Gren. W tym kraju jest bardzo wielu ludzi z takimi kompetencjami. Teraz można zamieścić ogłoszenie „poszukiwany instruktor rzutu granatem ręcznym”, które dotrze do odpowiednich osób posiadających te umiejętności.
Jak powstała aplikacja
Żaden z nich nie miał solidnego doświadczenia w programowaniu, Ludvig Riesten prawie żadnego. Pierwszy prototyp zbudowano wspólnie z doświadczonym programistą, a podczas programu STRILAB kontynuowali prace przy wsparciu sztucznej inteligencji.
– Technologia posunęła się na tyle daleko, że nie trzeba być mistrzem programowania, o ile potrafi się odpowiednio korzystać z AI, mówi Axel Gren. Trzeba jednak nadal panować nad sytuacją.
Aplikacja została zbudowana w środowisku udostępnianym przez Siły Zbrojne Szwecji, a bezpieczeństwo IT było jednym z punktów, które jury poruszyło podczas dnia prezentacji demo.
Przed sprintem zespół zweryfikował dodatkowo zapotrzebowanie poprzez około dziesięć ukierunkowanych wywiadów z użytkownikami na wszystkich szczeblach, od kierownika działu HR i dowódcy kompanii po kwatermistrza, dowódców plutonów i żołnierzy. To, że sami są użytkownikami końcowymi, sprawia, że informacja zwrotna jest szybka, zauważa Axel Gren.
– Mamy bezpośredni kontakt z naszym dowódcą kompanii i naszymi kierownikami personalnymi. To oni z niej korzystają, więc wszystko dzieje się bardzo szybko. Nie ma tam żadnej biurokracji.
Rozpowszechnienie i własność
Soldatappen jest już wykorzystywana w Brygadzie Gwardii Życia. Podczas dnia prezentacji demo twórcy pozwolili oficerom z innych jednostek zeskanować kod QR, aby stać się plutonami testowymi, i obecnie prowadzą rozmowy z ośmioma, dziewięcioma z nich. Kolejnym krokiem jest pełne wdrożenie aplikacji we własnej jednostce, a następnie dostosowanie jej do struktury organizacyjnej innych jednostek.
Twórcy widzą większy potencjał niż tylko wśród żołnierzy czasowo zatrudnionych. Również żołnierze zawodowi i Gwardia Narodowa (Hemvärnet, szwedzka Gwardia Narodowa) poświęcają czas na administrację, argumentuje Axel Gren.
– Średnio co najmniej godzinę tygodniowo, u wszystkich w Siłach Zbrojnych, przez 52 tygodnie. To ogromny pożeracz czasu, mówi.
W przeciwieństwie do kilku innych zespołów z STRILAB, nie zamierzają zakładać żadnej spółki.
– Posiadamy wiedzę o tym, jak to stworzyć, i uważamy się za najlepszych, by rozwijać ten projekt dalej, mówi Ludvig Riesten. Nie mamy potrzeby posiadania go na własność. Może to zrobić Siły Zbrojne.
Skupiają się na najbliższym półroczu, mówią, a następnie na negocjacjach dotyczących sposobu wynagradzania i długoterminowego zarządzania tą pracą.