Inom STRILAB, Livgardesbrigadens (IB 1) krigsinkubator, har två soldater byggt Soldatappen, en app som tar bort mycket av den administration som tjänstgöring innebär. Den samlar aktivering, tjänstgöringsplaner, reseersättning och blanketter på ett ställe, minskar de manuella felen som leder till uteblivna löner, och används redan på förbandet.
Soldatappen är ett av projekten i STRILAB, som NDS besökte under en fältövning i våras. Bakom den står Axel Gren, tidvis anställd soldat (GSS/T) i Livgardesbrigaden som läser kemiteknik vid Lunds tekniska högskola, och Ludvig Riesten, också tidvis anställd soldat i brigaden, som läser Business Administration and Service Management vid Copenhagen Business School.
Axel Gren började utveckla appen redan ett halvår före STRILAB, efter att STRILAB-grundarna Fabian Duke och Jakob Blomqvist frågat om han och ett par andra kunde bygga en prototyp för problemet. Den togs i bruk internt på två plutoner och spred sig sedan av sig själv.
– Det var inte meningen att det skulle bli så, men den började spridas på kompaninivå. Helt plötsligt använde kompanichefen den, säger Axel Gren.
Ludvig Riesten kom in via STRILAB:s ansökan och anslöt till projektet under sommarens femveckorsprogram.
Problemet: papper, Prio och uteblivna löner
Den administrativa bördan är störst kring aktiveringen av tidvis anställda inför övningar. I dag, förklarar Ludvig Riesten, skickar plutonchefen ut brev eller mejl till varje soldat med tjänstgöringsplanen för det kommande halvåret. Soldaten fyller i och skickar tillbaka, varpå personalchefen sammanställer högen av papper och pdf:er till ett excelark eller direkt in i det administrativa systemet Prio för att aktivera soldaterna. Kompanichefen sammanställer i sin tur alla excelark.
– Enligt vår kompanichef har han tidigare lagt tre veckor om året i effektiv arbetstid på den här processen inför diverse övningar, säger Ludvig Riesten.
Prio kräver dessutom en så kallad FMAP-dator, en intern datormiljö som inte går att ta med hem.
– Det är ett väldigt daterat och ointuitivt system, säger Axel Gren. Majoriteten av reservofficerare har inte tillgång till en FMAP-dator, och då blir det svårt att aktivera sin pluton. Man måste be någon på plats göra det åt en.
Störst konsekvens får de manuella felen. Ett enda felskrivet siffertecken i ett personnummer, anställningsnummer eller befattningsnummer räcker.
– Då blir den personen inte aktiverad, och det blir ett enormt efterarbete. Han fick ingen lön, du måste aktivera honom igen, säger Axel Gren.
Ludvig Riesten mötte problemet i praktiken vid demodagens mingel.
– En reservofficer fick först alldeles för lite lön, och nu i somras var han inne två veckor och fick för mycket. Det verkar vara mycket enklare att betala tillbaka en lön än att få ut den han saknar. Han har fortfarande inte fått ut den, och det är tre månader sedan.
Axel Gren fyller i.
– Vi överdrev inte det här i vår pitch. Folk har blivit återbetalningsskyldiga för att de fått för mycket lön utan att veta om det. Det är inte deras fel.
Vad Soldatappen gör
Soldatappen byter inte ut Prio, utan bygger bort det manuella arbetet runt omkring och gör systemet hanterbart, förklarar de. Poängen är att formatet som matas in blir rätt.
– En jättestor del av det Soldatappen gör är att den minskar de manuella, mänskliga felen, säger Axel Gren.
Enligt dem tar den administration som tidigare tog kompanichefen tre veckor om året nu omkring fyra timmar.
Utöver aktiveringen finns planer på fler funktioner som soldater och befäl efterfrågat i tester och intervjuer: reseersättning, anhörighetsblanketter, logi inför och efter övning, och påminnelser om utbildningar som behöver förnyas, som skyddsvaktsutbildning och kompetensprov.
En funktion som de själva lyfter fram, och som redan finns i appen, är expertisbörsen. Officerare ska kunna efterlysa en viss kompetens inför en övning, och den som har den kan anmäla sig.
– I Sollefteå berättade en plutonchef att de skulle hålla en handgranatsövning för sina värnpliktiga. De hade granaterna och platsen, men ingen instruktör, säger Axel Gren. Det finns extremt många i det här landet som har den kompetensen. Nu kan man lägga ut en annons, "söker handgranatkastar-instruktör", och den hamnar hos rätt personer som har den kompetensen.
Hur den byggdes
Ingen av dem hade någon tung programmeringsbakgrund, Ludvig Riesten knappt någon alls. Den första prototypen byggdes tillsammans med en skicklig programmerare, och vid STRILAB byggde de vidare med AI-stöd.
– Det har kommit så pass långt att man inte behöver vara någon mästerprogrammerare, så länge man kan hantera AI på rätt sätt, säger Axel Gren. Men man måste ändå ha koll på läget.
Appen är byggd i en miljö som Försvarsmakten tillhandahåller, och it-säkerheten var en av de punkter juryn tog upp på demodagen.
Innan sprinten hade de dessutom validerat behovet genom ett tiotal riktade intervjuer med användare på alla nivåer, från HR-chef och kompanichef till kvartermästare, plutonchefer och soldater. Att de själva är slutanvändare gör återkopplingen snabb, påpekar Axel Gren.
– Vi har direktkontakt med vår kompanichef och våra personalchefer. Det är de som använder den, så det går väldigt fort. Det finns ingen byråkrati där.
Spridning och ägande
Soldatappen används redan på Livgardesbrigaden. På demodagen lät de officerare från andra förband skanna en QR-kod för att kunna bli testplutoner, och är nu i dialog med åtta, nio av dem. Nästa steg är att fullt ut etablera appen på det egna förbandet och sedan skräddarsy den efter andra förbands organisatoriska struktur.
De ser en större potential än de tidvis anställda. Även heltidssoldater och hemvärnet lägger tid på administrationen, resonerar Axel Gren.
– I snitt minst en timme i veckan, på alla i Försvarsmakten, under 52 veckor. Det är en enorm tidstjuv, säger han.
Något bolag har de, till skillnad från flera andra STRILAB-grupper, inte för avsikt att starta.
– Vi äger kunskapen om att skapa det här, och ser oss som de bästa att driva det framåt, säger Ludvig Riesten. Vi har inget behov av att äga det själva. Det kan Försvarsmakten göra.
Fokus ligger på det närmaste halvåret, säger de, och därefter en förhandling om hur arbetet ska ersättas och förvaltas långsiktigt.