STRILABissa, Livkaartin prikaatin (IB 1) sotilaallisessa inkubaattorissa, kaksi sotilasta on rakentanut Soldatappenin, sovelluksen, joka poistaa suuren osan palveluksen mukanaan tuomasta hallinnollisesta työstä. Se kokoaa aktivoinnin, palvelussuunnitelmat, matkakorvaukset ja lomakkeet yhteen paikkaan, vähentää manuaalisia virheitä, jotka johtavat maksamattomiin palkkoihin, ja on jo käytössä joukko-osastossa.
Soldatappen on yksi STRILABin hankkeista, jota NDS kävi tutustumassa kenttäharjoituksen aikana viime keväänä. Sen takana ovat Axel Gren, ajoittain palveluksessa oleva sotilas (GSS/T, ruotsalainen osa-aikaisen palkatun sotilaan luokka) Livkaartin prikaatissa, joka opiskelee kemian tekniikkaa Lundin teknillisessä korkeakoulussa, ja Ludvig Riesten, myös ajoittain palveluksessa oleva sotilas prikaatissa, joka opiskelee liiketaloutta ja palveluiden johtamista Copenhagen Business Schoolissa (Kööpenhamina, Tanska).
Axel Gren aloitti sovelluksen kehittämisen jo puoli vuotta ennen STRILABia sen jälkeen, kun STRILABin perustajat Fabian Duke ja Jakob Blomqvist kysyivät, voisiko hän muutaman muun kanssa rakentaa prototyypin ongelmaan. Se otettiin käyttöön sisäisesti kahdessa joukkueessa ja levisi sen jälkeen itsestään.
"Tarkoitus ei ollut, että näin kävisi, mutta se alkoi levitä komppanian tasolla. Yhtäkkiä komppanianpäällikkö käytti sitä", sanoo Axel Gren.
Ludvig Riesten liittyi mukaan STRILABin hakemuksen kautta ja mukaan hankkeeseen kesän viiden viikon ohjelman aikana.
Ongelma: paperi, Prio ja maksamattomat palkat
Hallinnollinen taakka on suurin ajoittain palveluksessa olevien sotilaiden aktivoinnin yhteydessä ennen harjoituksia. Nykyään, selittää Ludvig Riesten, joukkueenjohtaja lähettää jokaiselle sotilaalle kirjeen tai sähköpostin, jossa on tuleva puolen vuoden palvelussuunnitelma. Sotilas täyttää sen ja lähettää takaisin, minkä jälkeen henkilöstöpäällikkö kokoaa paperi- ja pdf-pinon Excel-taulukoksi tai suoraan hallinnolliseen Prio-järjestelmään sotilaiden aktivoimiseksi. Komppanianpäällikkö puolestaan kokoaa yhteen kaikki Excel-taulukot. "Komppanianpäällikkömme mukaan hän on aiemmin käyttänyt kolme viikkoa vuodessa tehokasta työaikaa tähän prosessiin eri harjoitusten yhteydessä", sanoo Ludvig Riesten.
Prio vaatii lisäksi niin sanotun FMAP-tietokoneen, sisäisen tietokoneympäristön, jota ei voi ottaa mukaan kotiin. "Se on hyvin vanhentunut ja epäintuitiivinen järjestelmä", sanoo Axel Gren. "Suurimmalla osalla reserviupseereista ei ole pääsyä FMAP-tietokoneeseen, ja silloin oman joukkueen aktivoiminen käy vaikeaksi. Täytyy pyytää joku paikan päällä tekemään se puolestaan."
Suurimmat seuraukset aiheutuvat manuaalisista virheistä. Yksikin väärin kirjoitettu numero henkilötunnuksessa, palvelusnumerossa tai tehtävänumerossa riittää. "Silloin sitä henkilöä ei aktivoida, ja siitä seuraa valtava jälkityö. Hän ei saanut palkkaa, hänet täytyy aktivoida uudelleen", sanoo Axel Gren.
Ludvig Riesten kohtasi ongelman käytännössä demopäivän mingelissä. "Eräs reserviupseeri sai aluksi aivan liian vähän palkkaa, ja nyt kesällä hän oli sisällä kaksi viikkoa ja sai liikaa. Näyttää olevan paljon helpompaa maksaa palkka takaisin kuin saada puuttuva palkka ulos. Hän ei ole vieläkään saanut sitä, ja siitä on jo kolme kuukautta."
Axel Gren täydentää. "Emme liioitelleet tätä esittelyssämme. Ihmiset ovat joutuneet takaisinmaksuvelvollisiksi, koska ovat saaneet liikaa palkkaa siitä tietämättä. Se ei ole heidän vikansa."
Mitä Soldatappen tekee
Soldatappen ei korvaa Prio-järjestelmää, vaan poistaa sen ympärillä olevaa manuaalista työtä ja tekee järjestelmästä hallittavan, he selittävät. Tavoitteena on, että syötettävä muoto on oikein. "Suuri osa siitä, mitä Soldatappen tekee, on manuaalisten, inhimillisten virheiden vähentäminen", sanoo Axel Gren.
Heidän mukaansa hallinnollinen työ, joka aiemmin vei komppanianpäälliköltä kolme viikkoa vuodessa, vie nyt noin neljä tuntia.
Aktivoinnin lisäksi on suunnitteilla lisää toimintoja, joita sotilaat ja päälliköt ovat toivoneet testeissä ja haastatteluissa: matkakorvaukset, omaisten lomakkeet, majoitus ennen ja jälkeen harjoituksen, sekä muistutukset uusittavista koulutuksista, kuten vartiointikoulutuksesta ja pätevyyskokeista.
Yksi toiminto, jonka he itse nostavat esiin ja joka on jo sovelluksessa, on osaamispörssi. Upseerien pitäisi voida etsiä tiettyä osaamista harjoitusta varten, ja sen omaava henkilö voi ilmoittautua. "Sollefteåssa (pohjoinen Ruotsi) eräs joukkueenjohtaja kertoi, että he aikoivat pitää käsikranaattiharjoituksen varusmiehilleen. Heillä oli kranaatit ja paikka, mutta ei ohjaajaa", sanoo Axel Gren. "Tässä maassa on äärimmäisen paljon ihmisiä, joilla on tämä osaaminen. Nyt voi laittaa ilmoituksen, 'haetaan käsikranaatinheiton ohjaajaa', ja se päätyy oikeille, tuon osaamisen omaaville henkilöille."
Miten se rakennettiin
Kummallakaan heistä ei ollut vahvaa ohjelmointitaustaa, Ludvig Riestenillä tuskin lainkaan. Ensimmäinen prototyyppi rakennettiin yhdessä taitavan ohjelmoijan kanssa, ja STRILABissa he jatkoivat rakentamista tekoälyn avulla. "Asiat ovat edenneet niin pitkälle, ettei tarvitse olla mikään mestariohjelmoija, kunhan osaa käyttää tekoälyä oikein", sanoo Axel Gren. "Mutta tilanne on silti pidettävä hallinnassa."
Sovellus on rakennettu ympäristössä, jonka Ruotsin puolustusvoimat (Försvarsmakten) tarjoaa, ja tietoturva oli yksi seikoista, jotka tuomaristo nosti esiin demopäivänä.
Ennen sprinttiä he olivat lisäksi vahvistaneet tarpeen noin kymmenellä kohdennetulla käyttäjähaastattelulla kaikilla tasoilla, henkilöstöpäälliköstä ja komppanianpäälliköstä majoitusmestariin, joukkueenjohtajiin ja sotilaisiin. Se, että he itse ovat loppukäyttäjiä, tekee palautteesta nopeaa, huomauttaa Axel Gren. "Meillä on suora yhteys komppanianpäällikköömme ja henkilöstöpäällikköihimme. He käyttävät sitä, joten se menee hyvin nopeasti. Siellä ei ole byrokratiaa."
Levittäminen ja omistajuus
Soldatappen on jo käytössä Livkaartin prikaatissa. Demopäivänä he antoivat muiden joukko-osastojen upseerien skannata QR-koodin päästäkseen testijoukkueiksi, ja käyvät nyt vuoropuhelua kahdeksan, yhdeksän tällaisen kanssa. Seuraava askel on vakiinnuttaa sovellus täysin omassa joukko-osastossa ja sen jälkeen räätälöidä se muiden joukko-osastojen organisatorisen rakenteen mukaan.
He näkevät suuremman potentiaalin kuin vain ajoittain palveluksessa olevat sotilaat. Myös kokoaikaiset sotilaat ja kotivartiosto (Hemvärnet) käyttävät aikaa hallintoon, pohtii Axel Gren. "Keskimäärin vähintään tunti viikossa, jokaisella puolustusvoimissa, 52 viikon ajan. Se on valtava ajanvaras", hän sanoo.
Toisin kuin useat muut STRILAB-ryhmät, heillä ei ole aikomusta perustaa yritystä. "Omistamme tiedon siitä, miten tämä luodaan, ja näemme itsemme parhaiksi viemään sitä eteenpäin", sanoo Ludvig Riesten. "Meillä ei ole tarvetta omistaa sitä itse. Sen voi tehdä puolustusvoimat."
Painopiste on lähimmässä puolessa vuodessa, he sanovat, ja sen jälkeen neuvottelu siitä, miten työtä korvataan ja ylläpidetään pitkällä aikavälillä.