All'interno di STRILAB, l'incubatore di guerra della Brigata delle Guardie Reali (IB 1), due soldati hanno sviluppato Soldatappen, un'app che elimina gran parte dell'onere amministrativo legato al servizio militare. Raccoglie in un unico luogo attivazione, piani di servizio, rimborsi spese di viaggio e moduli, riducendo gli errori manuali che portano a mancati pagamenti degli stipendi, ed è già in uso presso il reparto.
Soldatappen è uno dei progetti di STRILAB, che NDS ha visitato durante un'esercitazione sul campo la scorsa primavera. Dietro il progetto ci sono Axel Gren, soldato a contratto temporaneo (GSS/T) nella Brigata delle Guardie Reali che studia ingegneria chimica al Politecnico di Lund (Svezia meridionale), e Ludvig Riesten, anch'egli soldato a contratto temporaneo nella brigata, che studia Business Administration and Service Management alla Copenhagen Business School.
Axel Gren ha iniziato a sviluppare l'app già sei mesi prima di STRILAB, dopo che i fondatori di STRILAB, Fabian Duke e Jakob Blomqvist, gli avevano chiesto se lui e un paio di altri potessero costruire un prototipo per risolvere il problema. L'app è stata introdotta internamente in due plotoni e si è poi diffusa da sola.
"Non era previsto che accadesse, ma ha iniziato a diffondersi a livello di compagnia. All'improvviso anche il comandante di compagnia la usava", racconta Axel Gren.
Ludvig Riesten è entrato a far parte del progetto tramite la selezione di STRILAB e si è unito durante il programma estivo di cinque settimane.
Il problema: carta, Prio e stipendi mancati
L'onere amministrativo maggiore riguarda l'attivazione dei soldati a contratto temporaneo in vista delle esercitazioni. Oggi, spiega Ludvig Riesten, il comandante di plotone invia lettere o e-mail a ciascun soldato con il piano di servizio per il semestre successivo. Il soldato compila e rimanda il modulo, dopodiché il responsabile del personale raccoglie la pila di documenti cartacei e pdf in un foglio Excel, oppure li inserisce direttamente nel sistema amministrativo Prio per attivare i soldati. Il comandante di compagnia, a sua volta, raccoglie tutti i fogli Excel.
"Secondo il nostro comandante di compagnia, in passato ha dedicato tre settimane l'anno di tempo lavorativo effettivo a questo processo in vista delle varie esercitazioni", afferma Ludvig Riesten.
Prio richiede inoltre un cosiddetto computer FMAP, un ambiente informatico interno che non può essere portato a casa.
"È un sistema molto datato e poco intuitivo", dice Axel Gren. "La maggioranza degli ufficiali di riserva non ha accesso a un computer FMAP, e questo rende difficile attivare il proprio plotone. Bisogna chiedere a qualcuno presente sul posto di farlo al posto proprio."
Le conseguenze più gravi derivano dagli errori manuali. Basta un solo carattere numerico sbagliato in un codice fiscale, numero di assunzione o numero di incarico.
"A quel punto la persona non viene attivata, e ne segue un enorme lavoro correttivo. Non ha ricevuto lo stipendio, bisogna riattivarlo", spiega Axel Gren.
Ludvig Riesten ha incontrato il problema nella pratica durante il rinfresco della giornata dimostrativa.
"Un ufficiale di riserva prima ha ricevuto uno stipendio troppo basso, e ora quest'estate, dopo due settimane di servizio, ne ha ricevuto uno troppo alto. Sembra molto più semplice restituire uno stipendio in eccesso che ottenere quello mancante. Non lo ha ancora ricevuto, e sono passati tre mesi."
Axel Gren aggiunge.
"Non abbiamo esagerato nella nostra presentazione. Alcune persone sono diventate debitrici perché hanno ricevuto uno stipendio troppo alto senza saperlo. Non è colpa loro."
Cosa fa Soldatappen
Soldatappen non sostituisce Prio, ma elimina il lavoro manuale che lo circonda rendendo il sistema gestibile, spiegano i due. Il punto è che il formato dei dati inseriti diventa corretto.
"Una parte enorme di ciò che fa Soldatappen è ridurre gli errori manuali, umani", afferma Axel Gren.
Secondo loro, l'amministrazione che prima richiedeva al comandante di compagnia tre settimane l'anno ora richiede circa quattro ore.
Oltre all'attivazione, sono previste ulteriori funzionalità richieste da soldati e ufficiali durante test e interviste: rimborsi spese di viaggio, moduli per i familiari, alloggio prima e dopo le esercitazioni, e promemoria per i corsi di formazione che devono essere rinnovati, come la formazione per guardie di sicurezza e i test di competenza.
Una funzione che i due sottolineano in particolare, già presente nell'app, è la "borsa delle competenze". Gli ufficiali potranno richiedere una determinata competenza in vista di un'esercitazione, e chi la possiede potrà candidarsi.
"A Sollefteå (Svezia settentrionale) un comandante di plotone ci ha raccontato che dovevano tenere un'esercitazione con granate a mano per i loro coscritti. Avevano le granate e il luogo, ma nessun istruttore", racconta Axel Gren. "In questo Paese ci sono moltissime persone con quella competenza. Ora si può pubblicare un annuncio, 'cercasi istruttore di lancio di granate a mano', e questo arriva alle persone giuste che possiedono quella competenza."
Come è stata sviluppata
Nessuno dei due aveva una solida esperienza di programmazione, Ludvig Riesten quasi nessuna. Il primo prototipo è stato costruito insieme a un programmatore esperto, e durante STRILAB hanno proseguito lo sviluppo con il supporto dell'intelligenza artificiale.
"Si è arrivati a un punto in cui non è necessario essere un programmatore esperto, purché si sappia gestire l'IA nel modo giusto", afferma Axel Gren. "Ma bisogna comunque avere il controllo della situazione."
L'app è stata sviluppata in un ambiente fornito dalle Forze Armate Svedesi (Försvarsmakten), e la sicurezza informatica è stata uno dei punti sollevati dalla giuria durante la giornata dimostrativa.
Prima dello sprint, avevano inoltre validato l'esigenza attraverso una decina di interviste mirate con utenti a tutti i livelli, dal responsabile delle risorse umane al comandante di compagnia, passando per il quartiermastro, i comandanti di plotone e i soldati. Il fatto di essere loro stessi utenti finali rende il riscontro rapido, sottolinea Axel Gren.
"Abbiamo un contatto diretto con il nostro comandante di compagnia e i nostri responsabili del personale. Sono loro che la usano, quindi tutto procede molto velocemente. Non c'è burocrazia in questo."
Diffusione e proprietà
Soldatappen è già in uso presso la Brigata delle Guardie Reali. Durante la giornata dimostrativa, hanno invitato ufficiali di altri reparti a scansionare un codice QR per diventare plotoni di prova, e sono ora in dialogo con otto o nove di essi. Il prossimo passo è stabilire pienamente l'app nel proprio reparto e poi personalizzarla in base alla struttura organizzativa di altri reparti.
I due intravedono un potenziale maggiore rispetto ai soli soldati a contratto temporaneo. Anche i soldati a tempo pieno e la Guardia Nazionale (Hemvärnet) dedicano tempo all'amministrazione, osserva Axel Gren.
"In media almeno un'ora a settimana, per tutti nelle Forze Armate, per 52 settimane. È un'enorme perdita di tempo", afferma.
A differenza di diversi altri gruppi STRILAB, non hanno intenzione di fondare un'azienda.
"Possediamo la conoscenza necessaria per creare questo strumento, e ci consideriamo i più adatti a portarlo avanti", afferma Ludvig Riesten. "Non abbiamo bisogno di possederlo noi stessi. Possono farlo le Forze Armate."
L'attenzione è rivolta ai prossimi sei mesi, dicono, e successivamente a una trattativa su come il lavoro debba essere remunerato e gestito nel lungo termine.