Dentro de STRILAB, la incubadora de guerra de la Brigada de la Guardia Real (IB 1), dos soldados han creado Soldatappen (la "App del Soldado"), una aplicación que elimina gran parte de la administración que conlleva el servicio militar. Reúne activación, planes de servicio, reembolso de gastos de viaje y formularios en un solo lugar, reduce los errores manuales que provocan impagos de salarios, y ya se utiliza en la unidad.
Soldatappen es uno de los proyectos de STRILAB, que NDS visitó durante un ejercicio de campo la pasada primavera. Detrás de ella están Axel Gren, soldado empleado a tiempo parcial (GSS/T) en la Brigada de la Guardia Real que estudia ingeniería química en la Universidad Técnica de Lund, y Ludvig Riesten, también soldado empleado a tiempo parcial en la brigada, que estudia Administración de Empresas y Gestión de Servicios en la Copenhagen Business School (Dinamarca).
Axel Gren empezó a desarrollar la aplicación medio año antes de STRILAB, después de que los fundadores de STRILAB, Fabian Duke y Jakob Blomqvist, le preguntaran si él y un par de compañeros podrían construir un prototipo para resolver el problema. Se puso en uso internamente en dos pelotones y luego se difundió por sí sola.
"No era la intención que sucediera así, pero empezó a extenderse a nivel de compañía. De repente, el comandante de la compañía la estaba usando", afirma Axel Gren.
Ludvig Riesten se incorporó a través de la convocatoria de STRILAB y se unió al proyecto durante el programa de cinco semanas del verano.
El problema: papeleo, Prio e impagos salariales
La carga administrativa es mayor en torno a la activación del personal empleado a tiempo parcial antes de los ejercicios. Hoy en día, explica Ludvig Riesten, el comandante de pelotón envía cartas o correos electrónicos a cada soldado con el plan de servicio para el próximo semestre. El soldado lo rellena y lo devuelve, tras lo cual el jefe de personal recopila la pila de papeles y PDF en una hoja de Excel, o directamente en el sistema administrativo Prio, para activar a los soldados. El comandante de la compañía, a su vez, recopila todas las hojas de Excel.
"Según nuestro comandante de compañía, anteriormente dedicaba tres semanas al año de tiempo de trabajo efectivo a este proceso antes de diversos ejercicios", señala Ludvig Riesten.
Además, Prio requiere un ordenador FMAP, un entorno informático interno que no se puede llevar a casa.
"Es un sistema muy anticuado y poco intuitivo", comenta Axel Gren. "La mayoría de los oficiales de reserva no tienen acceso a un ordenador FMAP, y entonces resulta difícil activar a su pelotón. Hay que pedirle a alguien presente que lo haga por uno".
Los errores manuales son los que tienen mayores consecuencias. Basta un solo carácter numérico mal escrito en un número de identificación personal, número de empleado o número de puesto.
"Entonces esa persona no queda activada, y se genera un enorme trabajo posterior. No recibió su salario, hay que activarlo de nuevo", explica Axel Gren.
Ludvig Riesten se topó con el problema en la práctica durante el cóctel del día de demostración.
"A un oficial de reserva primero le pagaron muchísimo menos de lo debido, y ahora, este verano, estuvo dos semanas de servicio y le pagaron de más. Parece ser mucho más sencillo devolver un salario que recibir el que falta. Todavía no lo ha recibido, y ya han pasado tres meses".
Axel Gren añade.
"No exageramos esto en nuestra presentación. Hay gente que ha quedado obligada a devolver dinero por haber recibido un salario excesivo sin saberlo. No es culpa suya".
Qué hace Soldatappen
Soldatappen no sustituye a Prio, sino que elimina el trabajo manual que lo rodea y hace que el sistema sea manejable, explican. La clave está en que el formato introducido sea correcto.
"Una parte muy importante de lo que hace Soldatappen es reducir los errores manuales y humanos", afirma Axel Gren.
Según ellos, la administración que antes le llevaba tres semanas al año al comandante de la compañía ahora toma alrededor de cuatro horas.
Además de la activación, hay planes para más funciones que soldados y mandos han solicitado en pruebas y entrevistas: reembolso de gastos de viaje, formularios para familiares, alojamiento antes y después de los ejercicios, y recordatorios sobre formaciones que necesitan renovarse, como la formación de guardia de seguridad y las pruebas de competencia.
Una función que ellos mismos destacan, y que ya está en la aplicación, es la bolsa de expertos. Los oficiales podrán solicitar una competencia específica antes de un ejercicio, y quien la tenga podrá inscribirse.
"En Sollefteå (norte de Suecia), un comandante de pelotón nos contó que iban a realizar un ejercicio de lanzamiento de granadas de mano para sus reclutas. Tenían las granadas y el lugar, pero ningún instructor", cuenta Axel Gren. "Hay muchísimas personas en este país que tienen esa competencia. Ahora se puede publicar un anuncio, 'se busca instructor de lanzamiento de granadas de mano', y llega a las personas adecuadas que tienen esa competencia".
Cómo se construyó
Ninguno de los dos tenía experiencia sólida en programación; Ludvig Riesten prácticamente ninguna. El primer prototipo se construyó junto con un programador experimentado, y en STRILAB continuaron desarrollándolo con apoyo de inteligencia artificial.
"Se ha avanzado tanto que ya no hace falta ser un programador experto, siempre que se sepa manejar la IA de la manera adecuada", afirma Axel Gren. "Pero aun así hay que estar al tanto de la situación".
La aplicación está construida en un entorno proporcionado por las Fuerzas Armadas suecas, y la ciberseguridad fue uno de los puntos que el jurado planteó en el día de demostración.
Antes del sprint, además, habían validado la necesidad mediante una decena de entrevistas dirigidas a usuarios de todos los niveles, desde el jefe de recursos humanos y el comandante de compañía hasta el intendente, los comandantes de pelotón y los soldados. El hecho de que ellos mismos sean usuarios finales agiliza la retroalimentación, señala Axel Gren.
"Tenemos contacto directo con nuestro comandante de compañía y nuestros jefes de personal. Son ellos quienes la usan, así que todo va muy rápido. Ahí no hay burocracia".
Difusión y propiedad
Soldatappen ya se utiliza en la Brigada de la Guardia Real. En el día de demostración, permitieron que oficiales de otras unidades escanearan un código QR para convertirse en pelotones de prueba, y ahora están en diálogo con ocho o nueve de ellas. El siguiente paso es establecer plenamente la aplicación en su propia unidad y luego adaptarla a la estructura organizativa de otras unidades.
Ven un potencial mayor que el del personal empleado a tiempo parcial. Incluso los soldados a tiempo completo y la Guardia Nacional (Hemvärnet) dedican tiempo a esta administración, razona Axel Gren.
"En promedio, al menos una hora a la semana, para todos en las Fuerzas Armadas, durante 52 semanas. Es un enorme sumidero de tiempo", afirma.
A diferencia de otros varios grupos de STRILAB, no tienen intención de fundar una empresa.
"Poseemos el conocimiento de cómo crear esto, y nos consideramos los más indicados para llevarlo adelante", dice Ludvig Riesten. "No tenemos necesidad de poseerlo nosotros mismos. Eso puede hacerlo las Fuerzas Armadas".
El enfoque está puesto en el próximo semestre, afirman, y después vendrá una negociación sobre cómo se remunerará y gestionará el trabajo a largo plazo.