Zmiana z just-in-time na just-in-case po wojnie na Ukrainie

Anja Clausin jest dyrektor ds. handlowych i szefową obszaru działalności Rynek i Zakupy w Szwedzkiej Agencji ds. Materiałów Obronnych (FMV). W FSN Perspektiv stwierdza, że FMV znajduje się w okresie zmiany paradygmatu: nie tylko w odniesieniu do kontekstu bezpieczeństwa politycznego na świecie, ale również z perspektywy zakupowej.

Wojna w Ukrainie zmieniła kontekst bezpieczeństwa politycznego, w jakim znajdowaliśmy się przez wiele lat. W czasach niepewności i rosnących nakładów na obronność wiele krajów dokonuje dużych inwestycji w celu wzmocnienia swojej obronności. Wiąże się to z wysokimi wymaganiami wobec wszystkich podmiotów w sektorze obronnym, aby działały szybko i efektywnie. Rząd musi podejmować decyzje w szybkim tempie, a agencje takie jak FMV muszą usprawnić proces zamówień. Przemysł musi dostarczać na czas (najlepiej już teraz), spełniać uzgodnioną jakość i utrzymywać ustaloną cenę, jednocześnie sprostać wysokiemu popytowi na sprzęt obronny, co wymaga zwiększenia zdolności produkcyjnych.

Jako dyrektor ds. handlowych odpowiedzialna za działalność zakupową i eksportową w FMV mogę stwierdzić, że znajdujemy się w okresie zmiany paradygmatu, nie tylko w odniesieniu do kontekstu bezpieczeństwa politycznego na świecie, ale również z perspektywy zakupowej. Przeszliśmy od zasady „just-in-time” do „just-in-case” w naszych strategiach zakupowych, a aspekty bezpieczeństwa dostaw stają się coraz ważniejszym obszarem, który musimy uwzględniać w naszych postępowaniach przetargowych. Pojęcie just in time było zasadą przewodnią dla globalnych łańcuchów dostaw i zakupów na całym świecie od dawna. Dzięki globalizacji, cyfryzacji i udoskonalonym środkom transportu możliwe było zaopatrywanie kraju w towary i usługi dokładnie w odpowiednim czasie, bez konieczności budowania zapasów magazynowych i wiązania w ten sposób dużych kosztów. Podczas pandemii po raz pierwszy doświadczyliśmy tego, że ta przewodnia zasada przestała obowiązywać, a także przestała funkcjonować.

Chociaż FMV w dużej mierze pracuje nad dużymi projektami, które rozciągają się na długi okres, to podobnie jak wszystkie inne organizacje zakupowe jesteśmy zależni od tego, aby rynek funkcjonował tak, jak jesteśmy przyzwyczajeni. Począwszy od pandemii Covid-19 rynek uległ znacznej zmianie. FMV doświadczyło tego podczas naszego zadania na rzecz Szwedzkiej Narodowej Rady Zdrowia i Opieki Społecznej (Socialstyrelsen), a wojna w Ukrainie uczyniła to jeszcze bardziej wyraźnym.

Podczas pandemii Socialstyrelsen otrzymała od rządu zadanie zabezpieczenia na poziomie krajowym dostępu do środków ochrony osobistej oraz redystrybucji sprzętu ochronnego i innych materiałów w związku z rozprzestrzenianiem się Covid-19. FMV otrzymało od Socialstyrelsen zadanie działania jako centrala zakupowa i realizacji tych zakupów. Podczas pandemii doświadczyliśmy, że zasady łańcucha dostaw, na których się opieraliśmy, uległy fundamentalnej zmianie. Mimo że Socialstyrelsen w niektórych przypadkach musiała podejmować decyzje w ciągu zaledwie 20 minut w sprawie niektórych zakupów proponowanych przez FMV, sprzęt zarezerwowany przez FMV na rynku mógł zniknąć w czasie krótszym niż to. Oprócz tego, że rynek nie funkcjonował tak jak zwykle i decyzje musiały być podejmowane natychmiast, aby nie utracić niezbędnych zamówień, pojawiały się tendencje do działań pozbawionych solidarności, gdzie kraje przelicytowywały się nawzajem, aby uzyskać dostęp na przykład do sprzętu ochronnego.

Dodatkowo pojawiły się wyzwania transportowe z powodu braku kontenerów oraz zamknięć w kluczowych portach. Wystąpiły również złożone problemy związane z nowymi podmiotami na rynku, z których niektóre były mniej wiarygodne. Wymagało to dokładnej weryfikacji jakości sprzętu, zanim można było podjąć decyzje spełniające wysokie wymagania jakościowe. Innym wyzwaniem było oczywiście gwałtownie rosnące ceny sprzętu ochronnego i wyposażenia medycznego, takiego jak na przykład respiratory.

Pozytywnym doświadczeniem z pandemii było to, że zaobserwowaliśmy niezwykle wiele wspaniałych i innowacyjnych inicjatyw firm z całej Szwecji, które przestawiały swoją produkcję na wytwarzanie sprzętu ochronnego, a ogólnie dużą chęć firm do zaangażowania się i wniesienia wkładu. Pomimo wyzwań panujących na rynku globalnym udało nam się jednak dostarczyć Socialstyrelsen wymagany sprzęt w oczekiwanej jakości, na czas i po uzgodnionych cenach, a to dzięki temu, że FMV miało już zawarte umowy oraz nawiązane relacje z naszymi dostawcami.

Z tego doświadczenia można wyciągnąć wnioski: uważam, że to zadanie pokazuje, iż agencje mogą zarówno współpracować, jak i działać szybko, gdy istnieje wspólne poczucie pilności. Ponadto, że my i inne organizacje zakupowe musimy mieć zawarte umowy, nawiązane relacje z naszymi dostawcami oraz dobrą zdolność na wszystkich szczeblach do szybkiego podejmowania właściwych decyzji.

W FMV wykorzystaliśmy te doświadczenia w pracy zakupowej. Wojna w Ukrainie nauczyła nas, jak ważne jest zapewnienie alternatywnych łańcuchów dostaw lub strategii dla łańcucha dostaw. Ponadto musimy uwzględniać aspekty bezpieczeństwa dostaw w naszych kontraktach poprzez klauzule umowne, które umożliwiają zwiększenie zdolności produkcyjnych, magazynowanie, gotowość i wiele więcej. Wspólnie z naszymi dostawcami musimy również prowadzić ciągły dialog na temat tego, jak zapewnić, aby Szwedzkie Siły Zbrojne otrzymały sprzęt, którego potrzebują do budowania efektu operacyjnego, oraz aby był on dostarczany na czas (najlepiej już teraz), w pożądanej jakości i po uzgodnionych cenach.

Jak zatem to robimy? Po pierwsze, moim zdaniem musimy mieć wspól...