Anja Clausin on liiketoimintajohtaja ja markkina- ja hankintatoiminta-alueen päällikkö Ruotsin puolustusmateriaalihallinnossa (FMV, Försvarets Materielverk). FSN Perspektiv -julkaisussa hän toteaa, että FMV on murroskohdassa: ei ainoastaan maailman turvallisuuspoliittisen tilanteen osalta, vaan myös hankintanäkökulmasta.
Ukrainan sota on muuttanut sitä turvallisuuspoliittista tilannetta, jossa olemme eläneet vuosien ajan. Epävarmuuden ja kasvavien puolustusmäärärahojen aikakaudella monet maat tekevät mittavia investointeja puolustuksensa vahvistamiseksi. Tämä asettaa suuria vaatimuksia kaikille puolustussektorin toimijoille toimia nopeasti ja tehokkaasti. Hallituksen on tehtävä päätöksiä nopeassa tahdissa, ja viranomaisten, kuten FMV:n, on tehostettava tilausprosessiaan. Teollisuuden on toimitettava ajallaan (mieluiten nyt), täytettävä sovittu laatutaso ja pidettävä kiinni sovitusta hinnasta samalla, kun puolustusmateriaalin suuri kysyntä edellyttää tuotantokapasiteetin kasvattamista.
FMV:n hankinta- ja vientitoiminnasta vastaavana liiketoimintajohtajana voin todeta, että olemme murroskohdassa, ei ainoastaan maailman turvallisuuspoliittisen tilanteen osalta, vaan myös hankintanäkökulmasta. Olemme siirtyneet "just-in-time"-periaatteesta "just-in-case"-periaatteeseen hankintastrategioissamme, ja huoltovarmuusnäkökohdista on tulossa yhä tärkeämpi osa hankintojamme. Just in time -periaate on ohjannut globaaleja toimitusketjuja ja hankintoja ympäri maailmaa jo pitkään. Globalisaation, digitalisaation ja parantuneiden kuljetusmuotojen ansiosta on ollut mahdollista toimittaa maalle tavaroita ja palveluita juuri oikeaan aikaan ilman, että on tarvinnut rakentaa varastoja ja sitoa niihin suuria kustannuksia. Pandemian aikana koimme ensimmäistä kertaa, ettei tämä ohjaava periaate enää pätenyt eikä toiminut.
Vaikka FMV työskentelee suurelta osin pitkäkestoisten suurten hankkeiden parissa, olemme, aivan kuten kaikki muutkin hankintaorganisaatiot, riippuvaisia siitä, että markkinat toimivat totutulla tavalla. Covid-19-pandemian myötä markkinat ovat muuttuneet voimakkaasti. Tämän FMV koki tehtävässään Ruotsin sosiaalihallituksen (Socialstyrelsen) kanssa, ja se on nyt käynyt entistäkin selvemmäksi Ukrainan sodan myötä.
Pandemian aikana Ruotsin sosiaalihallitus sai hallitukselta tehtäväkseen turvata kansallisella tasolla suojavarusteiden saatavuuden sekä jakaa uudelleen suojavarusteita ja muuta materiaalia Covid-19:n leviämisen seurauksena. FMV sai sosiaalihallitukselta tehtäväkseen toimia hankintakeskuksena ja toteuttaa nämä hankinnat. Pandemian aikana koimme, että toimitusketjuperiaatteet, joihin olimme tukeutuneet, muuttuivat perusteellisesti. Vaikka sosiaalihallituksen piti joissakin tapauksissa tehdä päätöksiä vain 20 minuutissa tietyistä FMV:n ehdottamista hankinnoista, FMV:n markkinoilta varaama materiaali saattoi olla poissa nopeamminkin. Sen lisäksi, että markkinat eivät toimineet totutulla tavalla ja päätöksiä oli tehtävä välittömästi tarpeellisten tilausten menettämisen välttämiseksi, esiintyi myös epäsolidaarisen toiminnan piirteitä, joissa maat tarjosivat toisiaan korkeampia hintoja saadakseen esimerkiksi suojavarusteita.
Lisäksi ilmeni kuljetushaasteita konttipulan ja tärkeiden satamien sulkemisten vuoksi. Markkinoille tuli myös uusia toimijoita, joista osa oli monimutkaisella tavalla vähemmän luotettavia. Tämä edellytti materiaalin laadun huolellista tarkastusta ennen päätöksentekoa, jotta korkeat laatuvaatimukset täyttyivät. Toinen haaste oli tietenkin suojavarusteiden ja lääketieteellisten laitteiden, kuten ventilaattoreiden, hintojen hallitsematon nousu.
Yksi pandemian myönteisistä kokemuksista oli se, että näimme lukuisia hienoja ja innovatiivisia aloitteita yrityksiltä eri puolilla Ruotsia, jotka muuttivat tuotantoaan suojavarusteiden valmistukseen, sekä yleisesti suuren halun yrityksiltä osallistua ja auttaa. Näistä globaalien markkinoiden haasteista huolimatta onnistuimme silti toimittamaan sosiaalihallituksen tarvitseman materiaalin halutulla laadulla, ajallaan ja sovituilla hinnoilla. Tämä onnistui, koska FMV:llä oli jo olemassa olevat sopimukset ja vakiintuneet suhteet toimittajiimme.
Tästä voidaan ottaa oppia: Katson, että tämä tehtävä osoittaa, että viranomaiset voivat sekä tehdä yhteistyötä että toimia nopeasti, kun on olemassa yhteinen kiireellisyyden tunne. Lisäksi se osoittaa, että meidän ja muiden hankintaorganisaatioiden on pidettävä sopimukset valmiina, vakiinnutettava suhteet toimittajiimme ja varmistettava hyvä kyky tehdä nopeasti oikeita päätöksiä kaikilla tasoilla.
FMV:ssä olemme ottaneet nämä opit mukaan hankintatyöhömme. Ukrainan sota on opettanut meille, kuinka tärkeää on varmistaa, että meillä on vaihtoehtoisia toimitusketjuja tai toimitusketjustrategioita. Lisäksi meidän on sisällytettävä huoltovarmuusnäkökohdat sopimuksiimme sopimuslausekkeilla, jotka mahdollistavat lisääntyneen tuotantokapasiteetin, varastoinnin, valmiuden ja paljon muuta. Yhdessä toimittajiemme kanssa meidän on myös käytävä jatkuvaa vuoropuhelua siitä, kuinka varmistamme, että Ruotsin puolustusvoimat saa tarvitsemansa materiaalin operatiivisen suorituskyvyn rakentamiseksi ja että se toimitetaan ajallaan (mieluiten nyt), halutulla laadulla ja sovituilla hinnoilla.
Miten sitten teemme tämän? Osittain käsitykseni on, että meidän on oltava yhte...