MSB:n 16. toukokuuta antaman lehdistötiedotteen mukaan Charlotte Petri Gornitzka, MSB:n pääjohtaja, johti kokousta yhdessä EU-komission kanssa. Pääjohtajakokous pidetään kahdesti vuodessa, ja EU-komissio vastaa kokouksen asialistasta. MSB ja puolustusministeriö vastasivat suunnittelusta, sillä Ruotsi toimii tällä hetkellä EU:n ministerineuvoston puheenjohtajana. Muista maista Ukraina oli mukana ensimmäistä kertaa uutena osallistujamaana siviilisuojelumekanismissa.
Siviilisuojelumekanismi perustettiin vuonna 2001, ja se toimii siten, että maa, sekä Euroopan sisällä että ulkopuolella, pyytää tukea ja resursseja hätätilanteessa, joka ylittää kansallisen kapasiteetin. MSB on Ruotsin yhteyspiste EU:n siviilisuojelumekanismiin ja toimii pyyntöjen vastaanottajana sekä tarjoaa apua kärsiville maille. Tarvittaessa MSB voi myös välittää tukea muista maista Ruotsiin.
– On ollut arvokasta saada vastaanottaa eurooppalaisia kollegoitani täällä Ruotsissa. Olemme keskustelleet tärkeistä kysymyksistä, kuten siitä, miten voimme vahvistaa yhteiskunnan kokonaisvaltaista vastustuskykyä, mukaan lukien yhteistyö elinkeinoelämän kanssa ja yksilön valmius, sanoo Charlotte MSB:n lehdistötiedotteessa.