Skiftet fra just-in-time til just-in-case etter Ukraina

Krigen i Ukraina har endret den sikkerhetspolitiske konteksten vi har befunnet oss i gjennom mange år. I tider med usikkerhet og økte forsvarsbevilgninger gjør mange land store investeringer for å styrke sitt forsvar. Dette stiller store krav til samtlige aktører innen forsvarssektoren om å handle raskt og effektivt. Regjeringen må fatte beslutninger i høyt tempo, og myndighetene, som FMV, må effektivisere bestillingsprosessen. Industrien må levere i tide (helst nå), oppfylle avtalt kvalitet og holde avtalte priser, samtidig som den høye etterspørselen etter forsvarsmateriell krever økt produksjonskapasitet.

Som forretningsdirektør med ansvar for innkjøps- og eksportvirksomheten ved FMV kan jeg konstatere at vi befinner oss i et paradigmeskifte, ikke bare når det gjelder den sikkerhetspolitiske konteksten i verden, men også fra et innkjøpsperspektiv. Vi har gått fra "just-in-time" til "just-in-case" når det gjelder våre strategier for innkjøp, og forsyningssikkerhet blir et stadig viktigere område å ivareta i våre anskaffelser. Begrepet just-in-time har vært et styrende prinsipp for globale forsyningskjeder og innkjøp over hele verden i lang tid. Gjennom globalisering, digitalisering og forbedrede transportmidler har det vært mulig å forsyne sitt land med varer og tjenester til nøyaktig rett tid, uten å måtte bygge opp lagre og dermed binde opp store kostnader. Under pandemien opplevde vi for første gang at dette styrende prinsippet ikke lenger gjaldt og heller ikke fungerte.

Selv om FMV i stor grad arbeider med store prosjekter som løper over lang tid, er vi, akkurat som alle andre innkjøpsorganisasjoner, avhengige av at markedet fungerer slik vi er vant til. Fra og med Covid-19-pandemien har markedet endret seg kraftig. Dette fikk FMV erfare gjennom sitt oppdrag for den svenske Socialstyrelsen (Helsedirektoratet), og det har blitt enda tydeligere gjennom krigen i Ukraina.

Under pandemien fikk Socialstyrelsen oppdraget fra den svenske regjeringen om å sikre tilgangen til verneutstyr på nasjonalt nivå, og å omfordele verneutstyr og annet materiell som følge av spredningen av Covid-19. FMV fikk oppdraget fra Socialstyrelsen om å fungere som innkjøpssentral og gjennomføre disse innkjøpene. Under pandemien erfarte vi at prinsippene for forsyningskjeder vi hadde tatt for gitt, endret seg fundamentalt. Til tross for at Socialstyrelsen i enkelte tilfeller måtte fatte beslutninger på bare 20 minutter for visse innkjøp som FMV foreslo, kunne det materiellet FMV hadde reservert i markedet være borte på kortere tid enn det. I tillegg til at markedet ikke fungerte som normalt og beslutninger måtte fattes umiddelbart for ikke å miste nødvendige bestillinger, var det tendenser til usolidarisk atferd, der land bød over hverandre for å få tilgang til for eksempel verneutstyr.

Det oppstod dessuten transportutfordringer på grunn av mangel på containere og nedstengninger i viktige havner. Det fantes også komplekse problemer med nye aktører i markedet, hvorav noen var mindre pålitelige. Dette krevde grundig gjennomgang av materiellkvaliteten før beslutninger kunne fattes, for å oppfylle de høye kvalitetskravene. En annen utfordring var naturligvis den kraftige prisstigningen på verneutstyr og medisinsk-teknisk utstyr, som for eksempel respiratorer.

En positiv erfaring fra pandemien var at vi så svært mange gode og innovative initiativ fra bedrifter rundt om i Sverige, der de la om produksjonen sin til å tilvirke verneutstyr, og det var generelt stor vilje blant bedriftene til å bidra. Til tross for utfordringene som rådet i det globale markedet, lyktes vi likevel med å levere det materiellet som ble etterspurt til Socialstyrelsen, med ønsket kvalitet, i tide og til avtalte priser. Dette skyldtes at FMV hadde eksisterende avtaler på plass og etablerte relasjoner med våre leverandører.

Det finnes lærdommer å trekke av dette: Jeg mener at oppdraget viser at myndighetene både kan samarbeide og handle raskt når det finnes en felles sense of urgency. I tillegg viser det at vi og øvrige innkjøpsorganisasjoner må ha avtaler på plass, etablerte relasjoner med våre leverandører og god evne i alle ledd til raskt å fatte korrekte beslutninger.

Ved FMV har vi tatt med oss disse lærdomene inn i innkjøpsarbeidet. Krigen i Ukraina har lært oss viktigheten av å sikre at vi har alternative forsyningskjeder eller strategier for forsyningskjeder. Vi må dessuten innarbeide forsyningssikkerhetsaspekter i våre kontrakter gjennom avtalevilkår som muliggjør økt produksjonskapasitet, lagerbeholdning, beredskap og mye mer. Sammen med våre leverandører må vi også ha en kontinuerlig dialog om hvordan vi sikrer at Forsvaret (Försvarsmakten) får det materiellet de trenger for å bygge operativ effekt, og at dette leveres i tide (helst nå), med ønsket kvalitet og til avtalte priser.

Hvordan gjør vi så det? Dels er min oppfatning at vi må ha en felles...