Au sein du STRILAB, l'incubateur de guerre de la brigade des Life Guards (IB 1), deux soldats ont développé Soldatappen, une application qui supprime une grande partie de la charge administrative liée au service. Elle regroupe l'activation, les plans de service, les remboursements de frais de déplacement et les formulaires en un seul endroit, réduit les erreurs manuelles qui entraînent des salaires non versés, et est déjà utilisée au sein du régiment.
Soldatappen est l'un des projets du STRILAB, que NDS a visité lors d'un exercice sur le terrain au printemps dernier. Le projet a été développé par Axel Gren, soldat employé à temps partiel (GSS/T) dans la brigade des Life Guards et étudiant en génie chimique à l'Institut de technologie de Lund, et Ludvig Riesten, également soldat employé à temps partiel dans la brigade, qui étudie l'administration des affaires et la gestion des services à la Copenhagen Business School.
Axel Gren a commencé à développer l'application dès six mois avant le STRILAB, après que les fondateurs du STRILAB, Fabian Duke et Jakob Blomqvist, lui ont demandé si lui et quelques autres pouvaient concevoir un prototype pour résoudre ce problème. L'application a d'abord été utilisée en interne dans deux pelotons, puis s'est diffusée d'elle-même.
« Ce n'était pas prévu ainsi, mais elle a commencé à se répandre au niveau de la compagnie. Tout à coup, le commandant de compagnie l'utilisait », explique Axel Gren.
Ludvig Riesten a rejoint le projet via la candidature du STRILAB et s'y est associé pendant le programme de cinq semaines de l'été.
Le problème : papier, Prio et salaires non versés
La charge administrative est la plus lourde autour de l'activation des soldats employés à temps partiel avant les exercices. Aujourd'hui, explique Ludvig Riesten, le chef de peloton envoie des lettres ou des courriels à chaque soldat avec le plan de service pour le semestre à venir. Le soldat remplit le document et le renvoie, après quoi le chef du personnel compile la pile de papiers et de PDF dans un fichier Excel ou directement dans le système administratif Prio pour activer les soldats. Le commandant de compagnie compile ensuite tous les fichiers Excel.
« Selon notre commandant de compagnie, il a auparavant consacré trois semaines par an de temps de travail effectif à ce processus en vue de divers exercices », précise Ludvig Riesten.
Prio nécessite en outre un ordinateur dit FMAP, un environnement informatique interne qui ne peut pas être emporté à domicile.
« C'est un système très daté et peu intuitif », déclare Axel Gren. « La majorité des officiers de réserve n'ont pas accès à un ordinateur FMAP, ce qui rend difficile l'activation de son peloton. Il faut demander à quelqu'un sur place de le faire à sa place. »
Ce sont les erreurs manuelles qui ont les conséquences les plus lourdes. Un seul chiffre mal saisi dans un numéro de sécurité sociale, un numéro d'emploi ou un numéro de poste suffit.
« Cette personne ne sera alors pas activée, ce qui entraîne un travail de rattrapage considérable. Il n'a pas reçu de salaire, il faut l'activer à nouveau », explique Axel Gren.
Ludvig Riesten a été confronté au problème concrètement lors du cocktail de la journée de démonstration.
« Un officier de réserve a d'abord reçu un salaire bien trop faible, et cet été, après deux semaines de service, il a reçu un trop-perçu. Il semble beaucoup plus simple de rembourser un salaire que de récupérer celui qui manque. Il ne l'a toujours pas reçu, et cela fait trois mois. »
Axel Gren complète.
« Nous n'avons pas exagéré cela dans notre présentation. Des personnes se sont retrouvées redevables de remboursements pour avoir touché un trop-perçu de salaire sans le savoir. Ce n'est pas de leur faute. »
Ce que fait Soldatappen
Soldatappen ne remplace pas Prio, mais élimine le travail manuel qui l'entoure et rend le système gérable, expliquent-ils. L'objectif est de garantir que le format des données saisies soit correct.
« Une très grande partie de ce que fait Soldatappen consiste à réduire les erreurs manuelles, humaines », précise Axel Gren.
Selon eux, l'administration qui prenait auparavant trois semaines par an au commandant de compagnie ne prend désormais qu'environ quatre heures.
Outre l'activation, d'autres fonctionnalités sont prévues, demandées par les soldats et les cadres lors de tests et d'entretiens : remboursement des frais de déplacement, formulaires destinés aux proches, hébergement avant et après les exercices, ainsi que des rappels concernant les formations à renouveler, comme la formation de garde de sécurité et les tests de compétences.
Une fonctionnalité qu'ils mettent eux-mêmes en avant, et qui existe déjà dans l'application, est la bourse d'expertise. Les officiers doivent pouvoir demander une compétence spécifique en vue d'un exercice, et toute personne possédant cette compétence peut se porter candidate.
« À Sollefteå (nord de la Suède), un chef de peloton a raconté qu'ils devaient organiser un exercice de lancer de grenades à main pour leurs conscrits. Ils avaient les grenades et le lieu, mais pas d'instructeur », explique Axel Gren. « Il y a énormément de personnes dans ce pays qui possèdent cette compétence. Désormais, on peut publier une annonce, "recherche instructeur de lancer de grenades à main", et elle parvient aux bonnes personnes qui possèdent cette compétence. »
Comment elle a été conçue
Aucun des deux n'avait de formation solide en programmation, Ludvig Riesten pratiquement aucune. Le premier prototype a été construit avec l'aide d'un programmeur compétent, et au sein du STRILAB, ils ont poursuivi le développement avec l'appui de l'intelligence artificielle.
« On en est arrivé à un point où il n'est plus nécessaire d'être un programmeur expert, tant qu'on sait utiliser l'IA correctement », déclare Axel Gren. « Mais il faut quand même garder le contrôle de la situation. »
L'application a été développée dans un environnement fourni par les Forces armées suédoises, et la sécurité informatique était l'un des points soulevés par le jury lors de la journée de démonstration.
Avant le sprint, ils avaient en outre validé le besoin par une dizaine d'entretiens ciblés avec des utilisateurs à tous les niveaux, du responsable des ressources humaines et du commandant de compagnie aux quartiers-maîtres, chefs de peloton et soldats. Le fait qu'ils soient eux-mêmes utilisateurs finaux accélère les retours, souligne Axel Gren.
« Nous avons un contact direct avec notre commandant de compagnie et nos responsables du personnel. Ce sont eux qui l'utilisent, donc cela va très vite. Il n'y a aucune bureaucratie à ce niveau-là. »
Diffusion et propriété
Soldatappen est déjà utilisée au sein de la brigade des Life Guards. Lors de la journée de démonstration, ils ont invité des officiers d'autres régiments à scanner un code QR pour devenir pelotons pilotes, et sont désormais en discussion avec huit ou neuf d'entre eux. La prochaine étape consiste à établir pleinement l'application au sein de leur propre régiment, puis à l'adapter à la structure organisationnelle d'autres régiments.
Ils voient un potentiel plus large que les seuls soldats employés à temps partiel. Les soldats à temps plein et la Garde territoriale (Hemvärnet) consacrent eux aussi du temps à l'administration, souligne Axel Gren.
« En moyenne, au moins une heure par semaine, pour tous les membres des Forces armées, sur 52 semaines. C'est un immense gouffre temporel », dit-il.
Contrairement à plusieurs autres groupes du STRILAB, ils n'ont pas l'intention de créer une entreprise.
« Nous détenons le savoir-faire nécessaire pour créer cela, et nous nous considérons comme les mieux placés pour le faire avancer », déclare Ludvig Riesten. « Nous n'avons pas besoin de le posséder nous-mêmes. Les Forces armées peuvent s'en charger. »
L'attention se porte sur les six prochains mois, disent-ils, avant d'entamer une négociation sur la manière dont le travail sera rémunéré et géré à long terme.