Anja Clausin er forretningsdirektør og chef for forretningsområdet Marked og Indkøb ved den svenske Forsvarets Materielverk (FMV), Sveriges materielforvaltningsmyndighed. I FSN Perspektiv konstaterer hun, at FMV befinder sig i et paradigmeskifte: ikke kun hvad angår den sikkerhedspolitiske kontekst i verden, men også ud fra et indkøbsperspektiv.

Krigen i Ukraine har forandret den sikkerhedspolitiske kontekst, vi har befundet os i gennem mange år. I tider med usikkerhed og øgede forsvarsbevillinger foretager mange lande store investeringer for at styrke deres forsvar. Dette stiller store krav til samtlige aktører i forsvarssektoren om at handle hurtigt og effektivt. Regeringen skal træffe beslutninger i højt tempo, og myndighederne, som FMV, skal effektivisere bestillingsprocessen. Industrien skal levere til tiden (helst nu), opfylde den aftalte kvalitet og holde den aftalte pris, samtidig med at den høje efterspørgsel på forsvarsmateriel kræver øget produktionskapacitet.

Som forretningsdirektør med ansvar for indkøbs- og eksportvirksomheden på FMV kan jeg konstatere, at vi befinder os i et paradigmeskifte, ikke kun hvad angår den sikkerhedspolitiske kontekst i verden, men også ud fra et indkøbsperspektiv. Vi er gået fra »just-in-time« til »just-in-case« hvad angår vores indkøbsstrategier, og forsyningssikkerhedsaspekter bliver et stadig vigtigere område at håndtere i vores udbud. Begrebet just in time har i lang tid været et styrende princip for de globale forsyningskæder og indkøb over hele verden. Gennem globalisering, digitalisering og forbedrede transportmidler har det været muligt at forsyne sit land med varer og tjenester på præcis det rette tidspunkt uden at skulle opbygge lagre og dermed binde store omkostninger. Under pandemien oplevede vi for første gang, at dette styrende princip ikke længere gjaldt og heller ikke fungerede.

Selvom FMV i vid udstrækning arbejder med store projekter, der løber over lang tid, er vi, ligesom alle andre indkøbsorganisationer, afhængige af, at markedet fungerer, som vi er vant til. Med start under covid-19-pandemien har markedet ændret sig kraftigt. Dette oplevede FMV under vores opdrag for den svenske Socialstyrelse (Socialstyrelsen), og det er nu blevet endnu tydeligere gennem krigen i Ukraine.

Under pandemien fik Socialstyrelsen til opgave af regeringen at sikre adgangen til værnemidler på nationalt niveau og at omfordele værnemidler og andet materiel som følge af spredningen af covid-19. FMV fik til opgave af Socialstyrelsen at fungere som indkøbscentral og gennemføre disse indkøb. Under pandemien erfarede vi, at de principper for supply chain, vi havde taget udgangspunkt i, blev grundlæggende forandret. Selvom Socialstyrelsen i visse tilfælde skulle træffe beslutning på blot 20 minutter for visse indkøb, som FMV foreslog, kunne det materiel, som FMV havde reserveret på markedet, være væk på kortere tid end det. Ud over at markedet ikke fungerede som normalt, og at beslutninger skulle træffes øjeblikkeligt for ikke at miste nødvendige bestillinger, var der tendenser til usolidarisk adfærd, hvor lande overbød hinanden for at få adgang til for eksempel værnemidler.

Derudover opstod der transportudfordringer på grund af mangel på containere og nedlukninger i vigtige havne. Der var også komplekse problemer med nye aktører på markedet, hvoraf nogle var mindre pålidelige. Dette krævede en grundig gennemgang af materiellets kvalitet, før beslutninger kunne træffes, for at opfylde de høje kvalitetskrav. En anden udfordring var naturligvis den skyhøje prissætning på værnemidler og medicinsk udstyr som for eksempel respiratorer.

En positiv erfaring fra pandemien var, at vi så utroligt mange gode og innovative initiativer fra virksomheder rundt om i Sverige, som omstillede deres produktion til at fremstille værnemidler, og generelt en stor vilje hos virksomhederne til at bidrage. På trods af de udfordringer, der herskede på det globale marked, lykkedes det os alligevel at levere det materiel, som Socialstyrelsen efterspurgte, i den ønskede kvalitet, til tiden og til de aftalte priser, og det skyldes, at FMV havde eksisterende aftaler på plads og etablerede relationer med vores leverandører.

Der er læring at drage af dette: Jeg mener, at opgaven viser, at myndighederne både kan samarbejde og handle hurtigt, når der findes en fælles sense of urgency. Derudover viser det også, at vi og øvrige indkøbsorganisationer skal have aftaler på plads, etablerede relationer med vores leverandører og en god evne i alle led til hurtigt at træffe korrekte beslutninger.

På FMV har vi taget disse erfaringer med os i indkøbsarbejdet. Krigen i Ukraine har lært os vigtigheden af at sikre, at vi har alternative forsyningskæder eller strategier for supply chain. Derudover skal vi indarbejde forsyningssikkerhedsaspekter i vores kontrakter gennem aftaleklausuler, der muliggør øget produktionskapacitet, lagerhold, beredskab og meget mere. Sammen med vores leverandører skal vi også have en løbende dialog om, hvordan vi sikrer, at det svenske forsvar (Försvarsmakten) får det materiel, de har brug for til at opbygge operativ effekt, og at dette leveres til tiden (helst nu), i den ønskede kvalitet og til de aftalte priser.

Hvordan gør vi så det? Dels er det min opfattelse, at vi skal have en fælles...